Konferencijske sobe okupljaju veliki broj ljudi bilo da se radi o održavanju sastanka, prezentiranju poslovnih rezultata ili održavanju domjenaka. S time dolaze i zahtjevi koje konferencijski namještaj mora zadovoljiti kako bi se kreiralo funkcionalno mjesto pogodno za održavanje raznovrsnih događanja. Uz dugogodišnje iskustvo opremanja poslovnih prostora donosimo vam nekoliko savjeta za efikasno opremanje konferencijskih soba.

1. Konferencijski stol odgovarajućih dimenzija i stila
Veličina prostorije utječe na veličinu konferencijskog stola, kao i samog rasporeda namještaja u prostoriji. O tome ovisi i broj osoba koje će sjediti za konferencijskim stolom. Po dosadašnjoj praksi možemo reći kako je stol od 250 cm širine optimalan za 12 osoba, a stol od 200 cm za 10 osoba. Kako je konferencijski stol glavni komad namještaja koji zauzima veći dio prostorije bitno je uskladiti dizajn stola s ostatkom prostorije kako bi se stvorio ugodan i usklađen prostor. Od raznolikih oblika ploče i postolja stola pa do dekora stola, može se stvoriti moderan, industrijski, vintage ili drugi željeni stil. U skladu s vašom vizijom konferencijski stol lako se uskladi s ostatkom prostorije po željenim dekorima i veličini stola. Dodatnom ugradnjom kutija s utičnicama postiže se funkcionalnost koja je od velike važnosti ako koristite laptope, projektore i drugu informatičku opremu. Ugradnjom kutije s utičnicama postiže se ljepši izgled i praktičnost jer kablovi nisu smetnja na podu.

2. Konferencijske stolice – praktične i udobne za sjedenje
Sastanci znaju trajati i po nekoliko sati, a za to vrijeme nitko ne želi sjediti na neudobnim stolicama. Zato je bitno razmotriti i faktor udobnosti prilikom njihove kupnje. Mnoge stolice imaju deblji sloj spužve ili dodatne opruge za ergonomiju te posebno oblikovano sjedalo koje je prilagođeno obliku tijela. Takve sitnice uvelike utječu na razinu udobnosti tijekom sjedenja.
Ako u konferencijskoj dvorani organizirate proslavu, napravit ćete razmještaj namještaja, a stolice uglavnom nećete koristiti. U takvim prilikama dobro je odabrati stolice koje se mogu slagati jedna na drugu. Tako zauzimaju manje prostora i lakše ih je prenijeti u drugu prostoriju. Često se odabiru i preklopne stolice koje se lako prenose i skladište. Ovakva vrsta stolica sve se češće koristi za velike konferencijske sale koje zaprimaju do 100 posjetitelja, a vrlo su praktične za firme koje imaju manje prostore za skladištenje. Sve veći trend je opremanje soba za sastanke konferencijskim stolicama s kotačićima. Kod odabira takvih stolica bitno je ostaviti dovoljno prostora između stolica jer je baza stolice široka i do 80 cm (klasične konferencijske stolice su uže za oko 20 cm).  Ako su stolice preblizu javit će se problem teže prohodnosti. Pomoću dizajna, konferencijske stolice s kotačićima lako se prilagođavaju zahtjevima konferencijskih dvorana. Rukonasloni nisu čest odabir kod takvih stolica, ali kada se koriste odabiru se fiksni. Također, naslon stolice je srednje visine kao i kod klasičnih konferencijskih stolica s nogama. Visoki naslon može biti nepraktičan jer zaklanja pogled drugim sudionicima i zauzima dosta mjesta što skladnja fokus s konferencijskog stola.

3. Uredski ormari funkcionalnih karakteristika
Konferencijske dvorane služe za održavanje raznih događaja, što znači da postoji mnogo stvari koje se trebaju odložiti kako bi bile skrivene, ali pri ruci. Iz toga razloga dobro je postaviti uredske ormare unutar konferencijske dvorane. Predlažemo ormare manjih ili srednjih dimenzija do 120 cm visine. Takvi ormari ne zauzimaju previše prostora, a vrlo su praktično rješenje za odlaganje sve potrebne opreme i dokumenata. Manji uredski ormari odličan su izbor za pozicioniranje ispod televizora, dok se srednji ormari mogu postaviti uzduž konferencijske dvorane ili ispod prozora. Ugradnjom bravice za zaključavanje ne morate brinuti o sigurnosti odloženih stvari. Možete odabrati satinirano staklo na vratima kojim se postiže moderan izgled, ali i privatnost jer se direktno ne mogu vidjeti stvari unutar ormara. Za manje prostorije preporučamo ormare s kliznim vratima zbog svoje praktičnosti i nezauzimanja dodatnog prostora prilikom otvaranja.

4. Informatička oprema
Uz rad od kuće i poslovnih sastanaka sa suradnicima informatička oprema sastavni je dio svake konferencijske sobe. Ne morate imati najnoviju tehnologiju za efikasno poslovanje, ali je bitno ažurirati dosadašnju kako bi uređaji uvijek bili spremni za rad. Posebno obratite pozornost na kamere, zvučnike i projektore jer su oni ključna oprema za održavanje sastanaka. Kamera bi trebala hvatati čistu sliku, a najbolje bi ju bilo pozicionirati uz izvor svjetlosti. Zvučnici uglavnom nisu potrebni u manjim sobama, ali ako opremate veće konferencijske sale važno je da svi sudionici jasno čuju govornika u prostoriji. Zvučnike je najbolje postaviti na dvije strane prostorije, što ovisi o veličini prostorije. Projektor je najefikasnije postavit na strop jer neće zauzimati prostor na stolu, niti zaklanjati pogled sudionicima. Uz glavnu opremu nemojte zaboraviti na projektno platno, bijelu ploču za pisanje koja je uvijek korisna tijekom sastanaka, TV koji tijekom domjenaka i proslava može biti odličan za stvaranje opuštenije atmosfere.

5. Dizajn konferencijskih soba
Namještaj igra važnu ulogu u opremanju prostorija pogotovo kada je riječ o funkcionalnosti, ali ne treba zanemariti dizajn same prostorije. Kako su konferencijske sale prostorije koje okupljaju veliki broj ljudi dizajn prostorije utječe na dojam sudionika. Na zidu možete izraditi vremensku crtu koja predstavlja povijest firme ili postaviti velika postignuća firme kroz godine poslovanja. Tako se ostavlja profesionalan dojam uz dani karakter prostoriji, a prikazane informacije mogu biti dobar način da sudionici započnu razgovor. Zidne obloge još su jedan pametan izbor kada je riječ o dizajnu prostora. Drvne obloge daju topao i moderan izgled, a raznolikim oblicima i dekorima lako se prilagođavaju svakoj prostoriji. Drvene obloge imaju i druge benefite jer mogu lako pokriti neravnine na zidovima te uz estetiku, mogu biti funkcionalne ako ih se koristi kao držače knjiga ili cvijeća.

Odabirom namještaja za konferencijske sobe bitno je zadovoljiti kriterij funkcionalnosti uz estetiku. Konferencijske sobe su glavno mjesto okupljanja, pa je praktičnost glavni zahtjev kod opremanja takvih prostorija. Odabir ugradnje kutije za utičnice ili udobnih konferencijskih stolica može se promatrati kao investicija koja se isplati čak i u kratkoročnom razdoblju.

Nadamo se da su vam ovi savjeti pomogli pri kreiranju smjernica za opremanje konferencijske sobe. Slobodno zavirite u našu ponudu konferencijskih stolova i konferencijskih stolica možda vas inspiriraju za opremanje konferencijskih soba u vašoj firmi.